¿Cuáles son las etapas de Kanban?

Kanban, más que un conjunto rígido de etapas, es un proceso evolutivo. Sin embargo, para una implementación efectiva, podemos identificar fases clave que ayudan a guiar la adopción y obtener sus beneficios. Pensar en estas fases como un ciclo continuo de mejora, más que pasos lineales, es fundamental para comprender la filosofía Kanban.

1. Visualizar el Flujo de Trabajo:

Este es el cimiento de Kanban. No se trata simplemente de crear un tablero con columnas, sino de comprender a profundidad el proceso actual. Se debe mapear cada paso que toma una tarea desde su concepción hasta su finalización. Preguntas clave a considerar son: ¿Cuáles son las etapas de producción? ¿Qué actividades se realizan en cada etapa? ¿Cuáles son los posibles cuellos de botella? Esta visualización inicial, a menudo realizada en un taller colaborativo, permite a todo el equipo comprender el flujo de trabajo de manera uniforme y transparente. Un punto crucial es la granularidad: las etapas deben ser lo suficientemente específicas para ser útiles, pero no tan detalladas que compliquen el tablero.

2. Diseñar el Tablero Kanban:

Con el flujo de trabajo visualizado, se crea el tablero Kanban. Las columnas representan las etapas identificadas previamente, y las tarjetas representan las tareas individuales. Es importante empezar de forma simple, evitando la tentación de sobrecomplicar el tablero con demasiadas columnas o métricas. La simplicidad facilita la adopción y permite ajustes posteriores. En esta fase, se definen también los límites de trabajo en progreso (WIP), un elemento crucial para controlar el flujo y evitar la sobrecarga del sistema.

3. Implementar y Gestionar el Flujo:

Con el tablero en funcionamiento, se comienza a gestionar el flujo de trabajo. Las tarjetas se mueven a través de las columnas a medida que progresan las tareas. La clave aquí es la monitorización constante. Se realizan reuniones diarias (stand-up meetings) para discutir el estado del trabajo, identificar bloqueos y colaborar en la resolución de problemas. El enfoque está en el flujo continuo y la eliminación de impedimentos. Esta fase es iterativa, requiere ajustes constantes al tablero y a los límites WIP a medida que el equipo aprende y se adapta.

4. Analizar y Mejorar el Sistema:

Kanban promueve la mejora continua. Regularmente, se analiza el rendimiento del sistema utilizando métricas como el tiempo de ciclo (lead time) y el rendimiento (throughput). Se identifican cuellos de botella, áreas de ineficiencia y oportunidades de optimización. Se pueden implementar cambios en el flujo de trabajo, los límites WIP o incluso en la propia estructura del tablero. Esta fase de análisis y mejora cierra el ciclo, permitiendo que el sistema Kanban evolucione y se adapte a las necesidades cambiantes del equipo y del proyecto.

La implementación de Kanban no es un evento, sino un viaje. Estas fases proporcionan una guía para iniciar y mantener ese viaje, pero la clave está en la adaptación, la experimentación y la mejora continua. El objetivo final es lograr un flujo de trabajo eficiente, transparente y que responda a las necesidades del negocio.