¿Cómo desafiliar a un empleado de la EPS?

Desafiliación de un Empleado de la EPS: Guía Paso a Paso y Consideraciones Clave

En el ámbito laboral colombiano, la afiliación a una Entidad Promotora de Salud (EPS) es un derecho fundamental y una obligación tanto del empleador como del empleado. Sin embargo, existen situaciones específicas en las que la desafiliación de un empleado de la EPS se hace necesaria. Este proceso, aunque aparentemente sencillo, requiere seguir ciertos pasos y cumplir con requisitos específicos para evitar inconvenientes legales y garantizar la protección de la salud del trabajador.

A diferencia de lo que comúnmente se cree, el empleador no tiene la potestad de desafiliar directamente a un empleado por su propia cuenta. La desafiliación es un proceso que generalmente se inicia a solicitud del empleado o por causas justificadas y debidamente documentadas. A continuación, desglosamos el proceso, centrándonos en las circunstancias en las que el cotizante (generalmente el empleado) debe tomar la iniciativa:

¿Cuándo es necesaria la desafiliación?

Aunque menos frecuente, existen escenarios en los que el cotizante, en este caso el empleado, necesita iniciar el proceso de desafiliación. Las razones pueden incluir:

• Cambio de Régimen: Si el empleado cambia de régimen (por ejemplo, pasa de ser empleado dependiente a independiente) y decide afiliarse a otra EPS dentro del régimen contributivo, o si elige afiliarse al régimen subsidiado por cumplir con los requisitos para ello.
• Afiliación como Beneficiario: Si el empleado se convierte en beneficiario de otra persona (por ejemplo, un cónyuge o padre) que lo incluye en su EPS, lo que hace innecesaria su afiliación como cotizante independiente o dependiente.
• Inclusión Familiar con Custodia: Este es el escenario clave que abordaremos con detalle. Si el empleado tiene la custodia legal de un familiar (hijo, menor tutelado, etc.) y desea incluirlo como beneficiario en su EPS, pero este familiar ya está afiliado a otra EPS a través de otra persona, se requerirá la desafiliación del familiar de su EPS anterior.

El Proceso de Desafiliación (Centrado en la Inclusión Familiar con Custodia):

El proceso para desafiliar a un empleado (o, más precisamente, a un familiar del empleado que es dependiente) de la EPS, cuando la razón principal es la inclusión familiar debido a la custodia legal, se centra en los siguientes pasos:

1. Solicitud Escrita: El cotizante (el empleado que tiene la custodia) debe redactar una solicitud formal y escrita dirigida a la EPS en la que actualmente está afiliado el familiar que desea desafiliar. Esta solicitud debe ser clara y concisa, indicando:
   • Nombre completo y número de identificación del familiar a desafiliar.
   • Nombre completo y número de identificación del cotizante (empleado).
   • Motivo de la desafiliación: Inclusión como beneficiario bajo la custodia legal del cotizante.
   • Datos de contacto del cotizante (teléfono, dirección de correo electrónico).
2. Documentación de Respaldo (Fundamental): La solicitud escrita debe ir acompañada de un documento oficial que acredite la custodia legal del familiar. Los documentos válidos para este propósito son:
   • Acta del ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Este documento es crucial cuando el ICBF ha otorgado la custodia.
   • Acta de la Comisaría de Familia: Similar al acta del ICBF, pero emitida por la Comisaría de Familia.
   • Documento de la Secretaría de Salud: En algunos casos, la Secretaría de Salud puede emitir un documento que acredite la custodia, dependiendo de la jurisdicción y la situación específica.
   • Sentencia Judicial: En casos de procesos legales de custodia, la sentencia judicial que otorga la custodia al empleado es el documento probatorio principal.
3. Presentación de la Solicitud: La solicitud escrita y la documentación de respaldo deben presentarse en la oficina de Atención al Usuario de la EPS donde el familiar está actualmente afiliado. Es recomendable solicitar un número de radicado o un comprobante de recepción para tener constancia de la entrega de la solicitud.
4. Seguimiento: Después de la presentación, es importante realizar un seguimiento con la EPS para confirmar que la desafiliación se está procesando correctamente y conocer los plazos estimados para su finalización.

Puntos Importantes a Considerar:

• Verificación con la EPS: Antes de iniciar el proceso, es aconsejable contactar a la EPS para confirmar los documentos específicos que requieren y los procedimientos actualizados. Cada EPS puede tener ligeras variaciones en sus requisitos.
• Plazos: Los plazos para la desafiliación pueden variar según la EPS. Es fundamental preguntar sobre estos plazos para evitar interrupciones en la cobertura de salud del familiar.
• Afiliación Inmediata: Una vez que se confirme la desafiliación, el cotizante (el empleado) debe proceder a afiliar al familiar como beneficiario en su propia EPS lo antes posible para garantizar la continuidad en la atención médica.
• Información Actualizada: La legislación y los procedimientos de las EPS pueden cambiar. Es crucial buscar información actualizada antes de iniciar el proceso de desafiliación.

En Resumen:

Desafiliar a un empleado (o más precisamente, al dependiente de un empleado) de la EPS, especialmente por motivos de inclusión familiar con custodia legal, requiere una solicitud formal, documentación de respaldo y un seguimiento cuidadoso. Siguiendo estos pasos y manteniéndose informado, se puede garantizar un proceso eficiente y sin contratiempos, asegurando el acceso a la salud para todos los miembros de la familia. Recuerde siempre que la claridad y la precisión en la documentación son clave para una desafiliación exitosa.