¿Cómo dar de alta a un trabajador sin NIE?

Dar de Alta a un Trabajador Sin NIE: Una Guía para Empresas

La contratación de personal extranjero en España es un proceso que requiere cumplir con una serie de requisitos legales y administrativos. Una de las dudas más frecuentes que surgen en las empresas es cómo proceder cuando un trabajador, especialmente un ciudadano de la Unión Europea (UE), no cuenta con el Número de Identificación de Extranjero (NIE) al momento de su contratación. A continuación, te explicamos el procedimiento a seguir para dar de alta a un trabajador sin NIE, utilizando el pasaporte como documento de identificación.

El NIE: La Clave de la Identificación Fiscal para Extranjeros

El NIE es un número de identificación fiscal asignado a los extranjeros en España. Es esencial para realizar trámites administrativos, fiscales y laborales. Sin embargo, puede haber situaciones en las que un trabajador, especialmente un ciudadano de la UE que acaba de llegar al país, aún no lo tenga.

Alternativa al NIE: El Pasaporte y el Código Provisional

Si te encuentras en esta situación y el trabajador es ciudadano de la UE, la legislación española contempla una solución: la asignación de un código provisional a través del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). Este código provisional permitirá a la empresa comunicar el contrato de trabajo y, por ende, dar de alta al trabajador en la Seguridad Social.

Procedimiento Detallado: Paso a Paso para la Asignación del Código Provisional

Es crucial seguir los pasos correctamente para evitar retrasos o problemas en el proceso de alta. A continuación, te explicamos el procedimiento:

1. Designar a un Autorizado: La clave de este proceso es que un autorizado de la empresa debe acudir presencialmente a una oficina del SEPE. No se puede realizar este trámite online o por teléfono. El “autorizado” es la persona designada por la empresa para realizar trámites en su nombre, generalmente un representante legal o alguien con un poder notarial específico.

2. Documentación Necesaria: El autorizado debe llevar consigo la siguiente documentación:

   • Pasaporte original del trabajador: Es imprescindible el pasaporte del trabajador para verificar su identidad y nacionalidad.
   • Documentación de la empresa: Deberá presentar documentación que acredite la existencia de la empresa y su CIF (Código de Identificación Fiscal).
   • Documentación que acredite la representación: Documentación que acredite que la persona que se presenta es el representante legal o un autorizado de la empresa (por ejemplo, copia de escrituras o poder notarial).
   • Modelo TA.1 de Solicitud de Asignación de Código de Cuenta de Cotización: Aunque el trabajador no tenga NIE, en algunos casos pueden solicitar este documento. Es mejor llevarlo por precaución. Puedes descargarlo de la página web de la Seguridad Social.
   • Contrato de trabajo: Es aconsejable llevar una copia del contrato de trabajo del trabajador en cuestión.

3. Presentación en la Oficina del SEPE: El autorizado debe dirigirse a la oficina del SEPE más cercana y explicar la situación al funcionario. Debe indicar que el trabajador es ciudadano de la UE, que aún no tiene NIE, y que necesita un código provisional para poder comunicar el contrato de trabajo.

4. Asignación del Código Provisional: El funcionario del SEPE, tras verificar la documentación, asignará un código provisional al trabajador. Este código suele tener un formato específico y una validez limitada.

5. Comunicación del Contrato: Una vez obtenido el código provisional, la empresa ya puede comunicar el contrato de trabajo a través de los medios habituales (SILTRA).

Consideraciones Importantes y Consejos Prácticos

• Validez del Código Provisional: El código provisional es temporal. Es fundamental que el trabajador tramite lo antes posible la obtención del NIE definitivo.
• Comunicación al Trabajador: Es importante informar al trabajador sobre la necesidad de obtener el NIE lo antes posible y ofrecerle apoyo en el proceso.
• Actualización en la Seguridad Social: Una vez que el trabajador obtenga el NIE, es crucial comunicar el cambio a la Tesorería General de la Seguridad Social para que asocien correctamente el número definitivo al historial laboral del empleado.
• Consulta con Profesionales: Si tienes dudas o necesitas asesoramiento específico, lo más recomendable es contactar con un gestor laboral o un abogado especializado en derecho de extranjería.

En Resumen

Aunque la falta de NIE pueda parecer un obstáculo para la contratación de un trabajador extranjero, especialmente si es ciudadano de la UE, existe un procedimiento claro para resolver esta situación. La clave está en acudir presencialmente al SEPE con la documentación adecuada para obtener un código provisional que permita dar de alta al trabajador. Recuerda que la pronta obtención del NIE definitivo es fundamental para regularizar la situación laboral del empleado y evitar problemas futuros.