¿Cómo se da inicio a una reunión?

¿Cómo iniciar una reunión de manera efectiva?

Uf, iniciar reuniones… ¡Qué lío! Recuerdo una vez, el 15 de marzo en una cafetería cerca de mi casa (la “Cafetería La Paz”, creo, costó unos 12€), donde todo se fue al garete. Empecé con un “hola” genérico y… desastre. Nadie entendía el orden del día.

La clave es ser súper concreto. No un saludo, sino un “Buenos días, vamos a revisar el presupuesto del proyecto Alfa, puntos clave: gastos imprevistos y plazos de entrega”. Directo al grano.

Luego, sí, el tema principal. Pero ojo, un poco de contexto. Ese día en “La Paz”, me faltó eso. Si hubiera explicado antes el trasfondo de los gastos imprevistos, habría ido mucho mejor.

Por último, recordatorio a quienes participan y tiempo estimado. Es fundamental para que no se alargue la reunión sin sentido.

¿Qué decir al inicio de una reunión?

Buenos días. Presente, presente. Gracias por venir. El tiempo es oro, ¿no?

Objetivo: Resolver el problema X. Punto.

• Agenda: Revisar los datos de ventas de 2024. Urgente.
• Puntos clave: Bajada del 15% en la zona norte. Mi análisis: mala gestión de Pedro, el de marketing. Siempre lo supe.
• Solución: Recorte de personal. Innecesario decir más.

El éxito es un constructo social. No te engañes.

Conclusión: A trabajar. Sin sentimentalismos. El café está en la cocina. No esperen pastelitos. Como en 2022.

Nota: Mi informe detallado está en el drive. Lo encontrarán. O no. Me da igual. El problema es el mismo, año tras año. Siempre lo mismo. La rutina mata. Como a ese perro que tuve. Año 2024, un año más, un fracaso más.

¿Qué debes decir al inicio de una reunión?

¡Ay, Dios mío! Reunión… ¿Qué decir? Uf, siempre se me olvida algo.

Bienvenida, sí, eso es clave. Buenos días, ¿o tardes? Depende, ¿no? A veces llego tarde, ¡qué desastre! Este año, me propuse llegar a tiempo… casi lo consigo.

Presentarme… “Soy Ana, encargada de marketing”. Simple y directo. ¡Pero qué pereza! Me gusta más la charla informal. Pero… ¡formalidad! Trabajo en “InnovaTech” , ¿lo menciono? Supongo que sí, para que sepan dónde estoy.

“Comencemos” , ¿o qué? A veces, empiezo con una broma boba… ¡un chiste malo! Espero que no les moleste. A mi jefe sí que le encanta eso.

Tengo que prepararme antes. Chequeo de correo. Listas:

• Presentarme.
• Saludar.
• “Comencemos”.
• No llegar tarde!
• ¡Sin chistes malos! O sí…

¿Debería revisar el orden del día? ¡Claro! Si no, me pierdo. Es que soy muy despistada. ¡Ya me pongo nerviosa!

Mi amiga Laura dice que siempre debe haber una frase motivadora. ¿Qué hago, la incluyo? Hmm… No sé. Me suena muy cursi. ¿O no? A veces es mejor mantenerlo simple.

La puntualidad es importante. Llegué tarde a una reunión con clientes el mes pasado, ¡casi me despiden! ¡Fue un desastre! Me quedé con cara de tonta.

Ay, ¿y si se me olvida algo? Tengo que escribir una lista en un papel aparte, ¡ya!

¿Cómo dar la bienvenida a una reunión?

Bienvenidos a la reunión. Buenas noches.

Uf, qué noche… Llegué corriendo al “Encuentro Anual de Innovación Tecnológica”, ¡justo a tiempo! No podía creer que el tráfico me hiciera sudar así en pleno julio…

El evento, este año, se centra en la IA y su impacto. Ya van quince años desde que un grupo de frikis como yo nos juntamos en el garaje de Juan para hablar de “el futuro”. El objetivo: conectar mentes brillantes y generar ideas locas.

La organización… ¡un caos organizado! Literalmente, somos un puñado de voluntarios con más pasión que presupuesto. Pero oye, así le ponemos corazón.

• Lugar: Hotel Melia Barajas, Madrid
• Hora: 21:15 PM (llegué tarde, lo sé)
• Sensación: Nervios, excitación y el olor a café rancio de la sala.

Pensé que me mataba el traje, prefería mis vaqueros. Recuerdo el primer año, ¡éramos diez gatos! Ahora, mira esta sala llena. Increíble. Una vez, durante el evento del año pasado, se fue la luz y tuvimos que improvisar un debate a oscuras. ¡Fue genial! Eso sí que fue innovación, jajaja. Pero ahora, este año, la organización está mejor, aunque bueno, siempre hay detalles.

¿Cómo dar apertura a una reunión?

¡Venga, vamos a animar esa reunión que parece un funeral! Para empezar con energía y que la gente no bostece a los cinco minutos, aquí van mis “consejos” (sí, entre comillas, porque yo las mías las empiezo echando balones fuera):

• Asunto, ¡que no cunda el pánico!: Di el tema, pero con misterio, ¡como si fueras a revelar el secreto de la Coca-Cola! Imagina que estás vendiendo crecepelo, esa es la actitud.

• Tema, ¡a la yugular!: No te enrolles, al grano. La gente tiene cosas que hacer, como stalkear en Instagram. Y si se dispersan, ¡a la calle!

• Positivismo a tope, ¡o te rajo!: Sonríe, aunque te duela la muela. Vende optimismo, como si fueras un gurú de la autoayuda (pero sin cobrar, eh). Yo en las mías siempre digo que vamos a conquistar el mundo… ¡y luego nos vamos de cañas!

• Estadística sorpresa, ¡zasca!: Suelta un dato impactante, algo que haga que la gente levante la ceja. Yo una vez dije que cada minuto se fabrican 2000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000*

• Historia, ¡que no sea un rollo!: Cuenta una anécdota graciosa, algo que te haya pasado. Yo una vez conté cómo me quedé encerrado en el baño de la oficina… ¡y la gente se partió de risa! (Y luego me echaron, pero esa es otra historia).

• Minuto de silencio, ¡para los que se duermen!: Si quieres que la gente se despierte, pon un minuto de silencio. ¡Verás cómo se espabilan! (O se duermen más, depende).

Información adicional (para que no te aburras):

• Rompe el hielo: Empieza con una pregunta fácil, algo que todo el mundo pueda responder. Por ejemplo: “¿Quién ha dormido bien esta noche?”. (Aunque nadie lo admita, todos hemos tenido noches de insomnio).

• Sé breve: No te enrolles como una persiana. La gente tiene cosas que hacer, como ver vídeos de gatitos en YouTube.

• Sé tú mismo (pero no demasiado): No intentes ser gracioso si no lo eres. La gente lo notará y te odiará. (A mí me odian igual, pero al menos lo intento).

¡Y recuerda, lo importante es que la gente se divierta! (O al menos que no se aburra demasiado). ¡Suerte!

¿Cuál es la forma correcta de iniciar una reunión?

Medianoche. Otra vez. La luz de la pantalla me quema los ojos. Saludar. Siempre empiezo saludando, aunque me cueste. Una sonrisa forzada… no sé ni para qué.

• Un hola apagado.
• Miradas vacías.
• Silencio denso.

Puntos a tratar. Los suelto sin convicción. ¿Para qué? Si ya todos sabemos que esta reunión es un teatro. Este año… las reuniones… todas iguales. Siento un vacío… me duelen las sienes.

• Punto uno… ¿Importa?
• Punto dos… Irrelevante.
• Punto tres… ¿Alguien escucha?

Tema principal. Balbuceo algo. Las palabras se me escapan… como arena entre los dedos. Ayer rompí una taza… azul. Mi favorita. Creo que eso resume mejor mi día que cualquier informe de ventas.

Respuesta corta: Saludo, puntos a tratar, tema principal.

¿Cómo comenzar una reunión?

¡Uf!, el martes pasado, en la oficina de mi jefa, a las 10:00 am. Casi se me olvida la reunión con el equipo de marketing. Un desastre. Estaba tan metido en el reporte de ventas de junio, ¡qué lío!

Empecé mal, eso es seguro. Ni siquiera repasé la agenda. Solo dije: “Buenos días, empezamos”. Silencio. Miradas perdidas. Fallé. Tenía que haber preparado algo.

Debería haber avisado con más anticipación, no sólo ese mismo día a las 8 am por correo. Un correo que además se perdió en medio de 50 mails más.

Otra vez… la culpa es mía. Un resumen del tema, claro y conciso, en el correo previo me hubiese ahorrado ese mal rato. Y un toque de entusiasmo, algo así como “¡Vamos a conseguir ese 15% más de conversión!”. Es que… ¡me sentía como un robot!

Lo siguiente que intenté fue… una estadística. Pero no fue una sorpresa, ¡que desastre! Había presentado esos datos hace dos semanas. Debí haber buscado algo nuevo, impactante, que los enganchase. Una infografía, quizás, sobre el nuevo sector que estamos analizando.

Después, improvisé. Conté una anécdota, la verdad bastante tonta. Sobre mi gato. Eso si que fue una pérdida de tiempo. Nada que ver con el trabajo. Al final, una compañera, Ana, tuvo que intervenir y rescatar la situación. Ella sí sabía cómo hacerlo.

Aprendí. Para la próxima, seguiré un guion. Algo así:

• Objetivo claro: Definir qué queremos lograr en la reunión.
• Agenda concisa: Puntos clave y tiempo estimado para cada uno.
• Comienzo impactante: Una estadística llamativa, una pregunta que genere debate, o una breve historia relacionada con el tema, ¡pero con sentido!.
• Participación activa: Involucrar a todos, fomentar las preguntas y el intercambio de ideas.
• Conclusión concisa: Resumen de los puntos clave y acciones a seguir.

Me siento fatal, debería haberme preparado mejor. Un minuto de silencio hubiera ayudado a centrar la atención, antes de empezar. Pero con mi torpeza… ya sabes. ¡Qué vergüenza!

Es clave revisar la agenda antes de la reunión y preparar material relevante Esto aplica para cualquier reunión, y es importante que se lo recuerden a mis compañeros.

¿Cómo dar comienzo a una reunión?

Uf, las reuniones… Siempre empiezo saludando, claro, pero no como un robot. Recuerdo la última, el martes pasado en la oficina (¡qué frío hacía con el aire acondicionado a tope!), primero un “¡Buenas tardes a todos!” con una sonrisa (o intentando ponerla, con el sueño que tenía).

Luego, sin rodeos, suelto los temas que vamos a tratar. Nada de misterios. En esa reunión, tocaba hablar de las ventas de este mes (que no iban nada bien, para qué engañarnos) y del nuevo software que íbamos a empezar a usar.

Lo importante es dejar claro qué es lo prioritario. En ese caso, las ventas eran el fuego que había que apagar. El software podía esperar un poco.

Y luego, directo al grano con el tema principal. Intenté ser lo más claro posible, pero con tanta gente dando su opinión, al final aquello parecía un gallinero. ¡Menos mal que pudimos llegar a algunas conclusiones!

Después de esa reunión, me tomé un café doble. Necesitaba despertarme del todo. Creo que hasta me eché una cabezadita en el escritorio después. Que nadie se entere, eh.

• El café era de la máquina de la oficina, ese que sabe a rayos.
• Mi jefe llevaba una camisa a cuadros horrible.
• Alguien puso música de ascensor en la sala de espera. ¡De ascensor!
• Pensé en renunciar, pero luego recordé que necesito el dinero.

En resumen: saludar, temas a tratar, prioridades y al lío. ¡Y mucho café!

¿Cómo iniciar oficialmente una reunión?

Uf, me acuerdo del taller ese en la oficina… ¡qué estrés! Era para “optimizar reuniones”, jaja, como si la clave fuera solo el protocolo.

Arrancar una reunión: Saludar y luego directo a los temas clave. Sin rodeos.

Pero a ver, la cosa es más compleja. Una buena reunión necesita más que un “buenos días” y una lista. Te cuento lo que me pasó aquel día, igual te sirve.

• Lugar: Sala “Eureka”, la más fría de la oficina (¡literal!).
• Hora: 9:00 AM, puntualidad británica…o eso intentamos.
• Sensación: Tensión palpable. A mi jefe le urgía “resultados”.

Ahí estábamos todos, caras largas, bostezos disimulados. El jefe soltó un “¡Buenos días!” con eco, seguido de una lista interminable de “puntos a tratar”. Un desastre. Nadie entendía la prioridad, todo sonaba urgente, y la sala se llenó de murmullos. Claridad es clave.

¿Qué aprendí ese día (a las malas)?

• Contexto: Explicar por qué esa reunión es importante. ¿Qué problema vamos a resolver?
• Prioridades: Señalar el tema principal. El que de verdad importa.
• Objetivo claro: ¿Qué queremos lograr al final de la reunión?
• Empatía: No somos robots. Un “¿cómo estáis?” sincero ayuda a romper el hielo. A veces.

Mi jefe se limitó al “saludo” y a la lista. Resultado: dos horas perdidas, un montón de emails cruzados después, y una sensación general de frustración. ¡Ojalá hubiera leído esto antes! Seguro no perdíamos tiempo valioso para terminar un trabajo.

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